Вътрешни правила на възложителя

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ВЪЗЛАГАНЕ

НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ В МИНИСТЕРСТВО НА ПРАВОСЪДИЕТО

Настоящите правила се приемат на основание чл. 8б от Закона за обществените поръчки,

обн. ДВ, бр. 28 от 6.04.2004 г., изм. и доп., бр. 40 от 13.05.2014 г. в сила от 1.07.2014 г.

Съдържание

Раздел I Общи положения
Раздел ІІ Планиране на потребностите от обществени поръчки.

3. Раздел ІІІ Подготовка на документация за участие при възлагане на обществени поръчки с процедура по Закона за обществените поръчки или чрез публична покана.

4. Раздел ІV Провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка по Закона за обществените поръчки.

5. Раздел V Сключване на договор за обществена поръчка.

6. Раздел VІ Правила за възлагане на обществени поръчки чрез публична покана и при свободен избор на изпълнител.

7. Раздел VІІ Възлагане на обществени поръчки по сключени рамкови споразумения от Централния орган за обществени поръчки.

8. Раздел VІІI Контрол по изпълнение на договорите.

9. Раздел IX Съставяне и съхранение на досиетата за обществени поръчки

10. Допълнителни разпоредби

11. Заключителни разпоредби

Раздел І

Общи положения

Чл. (1) Настоящите правила уреждат:

1. реда за планиране на потребностите от доставки, услуги и строителство и съставянето на план-график на обществените поръчки;

2. подготовката и организацията на провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществените поръчки;

3. подготовката и организацията на възлагане на обществени поръчки чрез публична покана и при свободен избор на изпълнител;

4. подготовката и организацията на възлагане на обществени поръчки по рамкови споразумения;

5. задълженията и отговорностите на различните административни звена в структурата на Министерство на правосъдието, ангажирани в процеса по възлагането на обществени поръчки, както и координацията между тях;

6. реда за осъществяване на контрол по изпълнението на договорите за обществени поръчки, както и на договорите, сключени в резултат от избор на изпълнител чрез публична покана и свободно;

7. реда за изпращане на информация до Агенцията за обществени поръчки за вписване в Регистъра на обществените поръчки по партиден номер 00106 и публикуването им в профила на купувача;

8. реда за съставяне и съхранение на досиета за обществени поръчки, както и предоставяне на събраните в хода на процедурите за възлагане на обществени поръчки документи.

(2) Вътрешните правила се прилагат по отношение на възлагането на обществени поръчки в Министерство на правосъдието, когато обектът на обществената поръчка попада в приложното поле на чл. 3, ал. 1 от Закона за обществените поръчки.

(3) Настоящите вътрешни правила се прилагат и при организиране и провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки, за реализиране на дейности по проекти, финансирани напълно или частично със средства от европейските фондове или по други програми и проекти с външно финансиране, по които Министерството на правосъдието е програмен оператор, изпълняваща агенция, бенефициент и други.

(4) Настоящите вътрешни правила имат за цел да регламентират реда за изпълнение на произтичащите от Закона за обществените поръчки, Правилника за прилагане на Закона за обществените поръчки, Постановление № 112/04.06.2010 г. на Министерски съвет за създаване на Централен орган за обществени поръчки за нуждите на органите на изпълнителната власт, Националната стратегия за развитие на сектора обществени поръчки за периода 2014-2020г.

Чл. 2. Възложител на обществени поръчки в Министерство на правосъдието е министърът на правосъдието или упълномощено от него длъжностно лице/а наричано по-надолу за краткост Възложителя..

Раздел ІІ

Планиране на обществените поръчки

Чл. 3. (1) Планирането на потребностите от обществени поръчки в Министерство на правосъдието се извършва за период от 12 месеца.

(2) Процесът на планиране на обществени поръчки обхваща изпълнението на следните дейности:

1. заявяване на потребностите от доставка на стоки, услуги и строителство, тяхното обобщаване и анализ;

2. изготвяне на разчет за необходимите средства за финансиране на потребностите по т. 1 и изчисляване на прогнозната стойност на предстоящите за възлагане обществени поръчки;

3. определяне на приложимия ред за възлагане на обществените поръчки, съгласно Закона за обществените поръчки;

4. разпределяне на отговорностите по подготовката на документацията за възлагане на обществените поръчки между отговорните структурни звена в министерството;

5. изготвяне на план - график на обществените поръчки за период от 12 месеца.

Чл. 4. (1) В периода от 1 октомври до 1 декември на текущата година всяко структурно звено в Министерство на правосъдието има право да заяви потребностите си от доставка на стоки, услуги или строителство, които да бъдат възложени за период от 12 месеца, считано от 1 март на следващата година. Заявките включват дейностите, които кореспондират с кръга на възложените функции и отговорности и се вземат предвид при разработването на бюджетната прогноза за следващата година.

(2) Заявяването на потребностите се извършва чрез попълване на заявка по образец, съгласно Приложение № 1 към настоящите правила. Към заявката задължително се посочват мотиви относно необходимостта от включването на обществената поръчка.

3) При заявката по този член, от структурното звено, освен мотивите по ал. 2 задължително следва да посочи и информация относно хода на изпълнението (краен срок, изпълнени обеми и др.) на действащите договори на Министерство на правосъдието за периодично повтарящи се доставки и/или услуги, които предстои да бъдат възложени отново през следващия период от същия заявител и ориентировъчен период за подготовката на заданието по чл. 11.

(4) Заявките се обобщават в рамките на съответното структурно звено, подписват се от ръководителя му и чрез началника на отдел „Обществени поръчки“ се депозират до директора на дирекция „Управление на собствеността” на Министерство на правосъдието в срока по ал. 1.

Чл. 5. (1) В срок до 15 декември на текущата година директорът на дирекция „Управление на собствеността” на Министерство на правосъдието, съвместно с началника на отдел „Обществени поръчки“, подготвя и представя на главния секретар обобщена заявка за потребностите от обществени поръчки за период от 12 месеца, считано от 1 март на следващата година.

(2) Обобщената заявка по ал. 1 се съставя на база на подадените заявки по чл. 4 и след извършен анализ относно:

1. наличието на предложения за възлагане на идентични или сходни (систематично свързани) дейности, които са части от предмета на една обществена поръчка;

2. хода на изпълнението (краен срок, изпълнени обеми и др.) на действащите договори на Министерство на правосъдието за периодично повтарящи се доставки и/или услуги, които предстои да бъдат възложени отново през следващия период;

3. размера на разходите за текущата и за предходната година за периодично повтарящи се обществени поръчки.

4. необходимостта от корекции (спрямо текущата година) в количествата и/или стойността на периодично повтарящи се обществени поръчки, които ще бъдат възлагани;

5. възможностите за финансово обезпечаване на заявените потребности през следващата година.

6. спазване на разпоредбата на чл. 15, ал. 6 от Закона за обществените поръчки.

(3) При изготвяне на обобщената заявка и извършване на анализа по ал. 2, директорът на дирекция „Управление на собствеността” и началникът на отдел „Обществени поръчки“ могат да изискват допълнително становища от други дирекции по компетентност.

Чл. 6. (1) Главният секретар на Министерство на правосъдието разглежда обобщената заявка за потребностите от обществени поръчки и решава кои от дейностите могат и следва да бъдат изпълнени.

(2) При вземане на решението по ал. 1 се извършва преценка за размера на средствата, които могат да бъдат осигурени за финасиране на заявените обществени поръчки /чл. 5, ал. 2, т. 5/.

(3) Решението по ал. 1 се взема не по-късно от 15 януари на следващата година.

Чл. 7. (1) В срок до един месец след приемане на решението по чл. 6, директорът на дирекция „Управление на собствеността”, съвместно с началникът на отдел „Обществени поръчки”, изготвя проект на план - график на обществените поръчки за следващите 12 месеца, считано от 1 март на съответната година.

(2) Проекта на план - график на обществените поръчки се изготвя по образец съгласно Приложение № 2 от настоящите правила и включва всички одобрени от главния секретар /по обобщената заявка по чл. 6/ доставки, услуги и строителство.

(3) В проекта на план – графика, поотделно, за всяка обществена поръчка задължително се включва следната информация:

1. вид и № на обществената поръчка;

2. описание на предмета на поръчката, включително по обособени позиции, ако има такива;

3. източник на финансиране - дали същото е от бюджета на Министерството на правосъдието или от финансиране проект/оперативна програма по които Министерството на правосъдието е бенефициент, както и определената - по правилата на чл. 15 от Закона за обществените поръчки прогнозна стойност на поръчката;

4. ред за възлагане на обществената поръчка по Закона за обществените поръчки, в съответствие с прогнозната й стойност (чрез процедура по общите или по опростените правила, чрез публична покана по Глава осма „а” от Закона за обществените поръчки или чрез свободен избор на изпълнител в хипотезата на чл. 14, ал. 6 от Закона за обществените поръчки);

5. структурното звено в Министерство на правосъдието и конкретни служители /или служител/ от него, които ще бъдат отговорни за подготовката на техническата спецификация по чл. 11 за съответната обществена поръчка (само при възлагане на процедура по Закона за обществените поръчки или чрез публична покана);

6. месец от годината, през който се очаква да бъде подадена заявката с подготвената техническа спецификация по чл. 11 неообходима за възлагане на обществена поръчка (само при възлагане с процедура по Закона за обществените поръчки или чрез публична покана);

7. ориентировъчен период или дата на стартиране на възлагането чрез издаване на решение за откриване на процедура по Закона за обществените поръчки или публикуване на публична покана.

(4) В случай, че за конкретна обществена поръчка са налице основания за възлагането й чрез процедура на договаряне без обявление по Закона за обществените поръчки, в проекта на план - график се отбелязва правното основание по чл. 90, ал. 1 от Закона за обществените поръчки.

(5) При определяне на сроковете по ал. 3, т. 6 и т. 7 задължително се взема предвид крайния срок на действие на предходен договор със същия предмет, ако има такъв.

(6) В проекта на план – график, като отговорни за подготовката на заданието за всяка обществена поръчка се посочват структурното звено или служителите в него, с чийто функционални задължения е свързан предмета на конкретната обществена поръчка.

(7) Проектът на план – график се съгласува от всички административни звена заявители.

Чл. 7а. С оглед създаване на възможност за прилагане на чл. 43, ал. 2, т. 5 от Закона за обществените поръчки, откриването на нова процедура по Закона за обществените поръчки за доставки и услуги, чието изпълнение не може да бъде преустановено, следва да бъде планирано не по-късно от 6 месеца преди изтичане на срока на действащ договор със същия предмет.

Чл. 8. (1) Проектът на план - график се внася от главния секретар, за разглеждане и приемане от министъра на правосъдието не по-късно от 15 февруари на съответната година.

(2) План - графикът на обществени поръчки се приема със заповед от министъра на правосъдието и се предоставя на всички структурни звена на министерството, определени като отговорни за изпълнението му.

(3) Контрол по изпълнението на план - графика на обществени поръчки се осъществява от главния секретар на Министерство на правосъдието.

(4) По предложение на главния секретар, въз основа на докладна записка от структурно звено заявител, промени в план - графика могат да се извършват от министъра на правосъдието.

(5) Изменението на план - графика на обществените поръчки се извършва по реда за неговото приемане.

(6) План - графикът на обществените поръчки не се изменя, когато се налага възлагане на доставка, услуга или строителство на стойност, допускаща свободен избор на изпълнител.

Чл. 9. (1) Когато в приетия от министъра на правосъдието план - график на обществените поръчки е предвидено провеждане на открити процедури по Закона за обществените поръчки, отдел „Обществени поръчки” изготвя предварително обявление, което след подписването му от възложителя се изпраща до изпълнителния директор на Агенцията за обществени поръчки за публикуване в Регистъра на обществени поръчки. Крайният срок за изготвянето и изпращането на предварителните обявления е до 01 март на съответната година.

(2) Предварителните обявления се публикуват от служител от отдел „Обществени поръчки“ в профила на купувача на електронната страница на МП след изпращане по електронен път до Агенцията за обществени поръчки по реда на ал. 1.

(3) Предварителни обявления се изпращат за публикуване и в Официален вестник на Европейския съюз по реда на ал. 1 и 2, при наличие на планиран разход за предстоящата за възлагане поръчка равна или над стойностните прагове, определени по реда на чл. 45в от Закона за обществените поръчки.

Раздел ІІІ

Подготовка на документация за участие при възлагане на обществени поръчки с процедура по Закона за обществените поръчки или чрез публична покана.

Чл.10. (1) Документация за участие се изготвя за всяка обществена поръчка, която съгласно утвърдения със заповед от министъра план - график предстои да се възлага с процедура по Закона за обществените поръчки или по реда на глава осма „а” от Закона за обществените поръчки чрез публична покана.

(2) Документацията за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка трябва задължително да съдържа документите посочени в чл. 28 и чл. 28а от Закона за обществените поръчки:

(3) Документацията за участие при възлагане на обществена поръчка по реда на глава осма „а” от Закона за обществените поръчки включва публична покана по образец. Поканата се изготвя по образец, утвърден от изпълнителния директор на Агенцията за обществени поръчки и има задължителното съдържание на чл.101б, ал. 1 от Закона за обществените поръчки. Към поканата се прилагат технически спецификации и проект на договор, но не може при определяне на изискванията към участниците да се поставят изисквания за тяхното финансово и икономическо състояние.

Чл. 11. Посоченото в план - графика структурно звено, което е отговорно за подготовката на условията за възлагане на обществена поръчка, изготвя заявка, която включва:

1. пълно описание на предмета на поръчката, включително на обособените позиции, ако има такива;

2. прогнозната стойност и източник на финансиране;

3. място и срок за изпълнение на поръчката, както и гаранционни условия, ако се предвиждат;

4. условия за изпълнение на поръчката (технически спецификации) включително инвестиционни проекти при обществени поръчки за строителство, когато такива се изискват;

5. критерии за подбор на участниците (ако се предлагат такива) и документи по чл. 50 и 51 от Закона за обществените поръчки, с които се доказва съответствие с тях;

6. условия и начин на плащане;

7. критерий за оценка на офертите, а при критерий „икономически най-изгодна оферта” - показатели за оценка, относителна тежест и методика, съдържаща точни указания за формиране на оценката по всеки показател в съответствие с изискванията на чл. 28а от Закона за обществените поръчки.

Чл. 12. (1) Когато отговорното за подготовката на техническите спецификации структурно звено не разполага със служители, отговарящи на изискванията за професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката, ръководителят на структурното звено може да отправи искане до възложителя за привличане на външен експерт с образование, квалификация и опит в областта, съобразно предмета на поръчката.

(2) Искането по ал. 1 следва да съдържа: посочване на дейността, която трябва да извърши външния експерт; мотиви за необходимостта от ангажиране на външен експерт; областта на професионална компетентност на външния експерт; външният експерт може ли да бъде избран от списъка по чл. 19, ал. 2, т. 8 от Закона за обществените поръчки; конкретно лице, което може да бъде привлечено като външен експерт с приложени доказателства за професионалната му компетентност; мотивирано предложение за възнаграждението, което следва да се заплати на външния експерт.

(3) Въз основа на докладната записка по ал. 2 възложителят сключва договор с външен експерт за подготовка на задание за възлагане на обществена поръчка или на части от него.

(4) Приемането на работата на външния експерт се извършва от възложителя и/или определено от него лице по договора.

Чл. 13. Когато предстоящата за възлагане обществена поръчка е сложна и подготовката на заданието й изисква участие на служители от различни структурни звена по предложение на ръководителя на структурното звено - заявител, възложителят може със заповед да определи работна група за изпълнението на тази задача.

Чл. 14. (1) Изготвената заявка ведно с разрешение за одобрен разход се представя от структурното звено заявител с докладна записка. Докладната записка задължително се насочва чрез финансовия контрольор до възложителя. Възложителят разпорежда на директора на дирекция „Управление на собствеността” да се подготви документацията за участие /в процедурата по Закона за обществените поръчки или възлагане на публична покана по реда на глава осма „а” от Закона за обществените поръчки/. Директорът на дирекция „Управление на собствеността”, съобразно структурата на Министерство на правосъдието, насочва задачата по компетентност към началника на отдел „Обществени поръчки”.

(2) При съгласуване на заявката по ал. 1 финансовият контрольор издава контролен лист за поемане на задължение.

(3) Началникът отдел „Обществени поръчки” може да изисква, чрез директора на дирекция „Управление на собствеността” допълнителни пояснения по заданието, както и корекции в него от структурното звено, което го е изготвило, ако същите се налагат с цел осигуряване на съответствие със законовите изисквания.

Чл. 15. (1) Въз основа на окончателно уточненото задание, началника на отдел „Обществени поръчки” определя служител от отдел „Обществени поръчки”, който подготвя проект на документация за участие, която включва:

1. при провеждане на процедура по Закона за обществените поръчки:

а) решение за откриване на процедура по Закона за обществените поръчки;

б) обявление за обществена поръчка по образец (при процедурите, които го изискват) или покана за участие (при процедура на договаряне без обявление);

в) указания за участие в процедурата, вкл. списък с необходимите документи, образци на декларации и други, ако такива се изискват;

г) технически спецификации, вкл. инвестиционни проекти при обществени поръчки за строителство, когато такива се изискват, съобразно заданието по чл. 11;

д) методика за оценка на офертите, съобразно заданието по чл. 11, когато критерия за оценка на офертите е „икономически най-изгодна оферта”;

е) образец на техническа и ценова оферта;

ж) проект на договор, който се изготвя в съответствие с препоръчителните образци Правилника за прилагане на Закона за обществените поръчки.

2. при възлагане на обществена поръчка чрез публична покана:

а) заповед за утвърждаване на документацията и условията на поръчката, както и определяне на състава на комисия, която да получи, разгледа и оцени офертите;

б) публична покана по образец;

в) указание за подготовка на офертата, вкл. списък с необходимите документи, образци на декларации и други, ако такива се изискват;

г) технически спецификации и описание съобразно заданието по чл. 11;

д) методика за оценка на офертите в съответствие с чл. 28а от Закона за обществените поръчки, съобразно заданието по чл. 11, когато критерият за оценка на офертите е „икономически най-изгодна оферта”;

е) образец на оферта;- техническо и ценово предложение;

ж) проект на договор.

(2) Изготвения проект на документация се съгласува от началника на отдел „Обществени поръчки“ и директора на дирекция „Управление на собствеността”, след което съгласувателният режим се извършва и от ръководителя на структурното звено – заявител и от компетентните дирекции както следва:

1. проектът на документацията се съгласува от заявителя по отношение съответствието й с реализирането на конкретна дейност и удовлетворяването на формулираната от него потребност, съответно – постигането на определена цел.

2. проектът на документацията за обществените поръчки, за реализиране на дейности по проекти се съгласува от директора на дирекция „Стратегическо развитие и програми“ по отношение на съответствието й с дейностите за изпълнение по договора с финансиращия орган.

3. проектът на документацията се съгласува от директора на дирекция „Финанси и бюджет“ по отношение на прогнозна стойност на поръчката и наличието на бюджетен кредит към момента на откриване на поръчката, както и клаузите на проекта на договор, касаещи условията, сроковете и начина на плащане, гаранцията за изпълнение и размера на неустойките при неизпълнение на договора.

4. при необходимост, с оглед предмета и сложността на обществената поръчка проектът на документацията се съгласува и от други дирекции.

(3) След съгласуване по ал. 2, служител от отдел „Обществени поръчки” окомплектова окончателно документацията за участие и я представя за подпис от възложителя с:

1. решение за откриване на процедурата (при провеждане на процедура по Закона за обществените поръчки) или

2. заповед за утвърждаване на документацията за участие, както и за определяне състава на комисията, която да получи, разгледа и оцени офертите (при възлагане чрез публична покана).

(4) Началникът на отдел „Обществени поръчки осъществява предварителен контрол по законосъобразното изготвяне на документацията за всяка процедура за възлагане на обществена поръчка, което се удостоверява с полагането на подписа му върху проектите на документи.

Чл. 16. (1) Когато конкретна процедура по Закона за обществените поръчки подлежи на предварителен контрол по чл. 20а от Закона за обществените поръчки, след окончателно окомплектоване на документацията за участие същата се представя на възложителя за одобрение, без да се подписва решението за откриване на процедурата и се изпраща до Агенцията по обществените поръчки..

(2) След одобряване на проекта на документацията по ал. 1, определен от началник отдел „Обществени поръчки”, служител от отдела изпраща до Агенцията по обществени поръчки по електронен път, с електронен подпис, проектите на документите по чл. 20а, ал. 1 от Закона за обществените поръчки.

(3) След получаване на становище от изпълнителния директор на Агенцията по обществени поръчки, при необходимост в обявлението и/или документацията за участие се нанасят съответните корекции, след което решението за откриване на процедурата се подписва от възложителя.

Раздел ІV

Провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка по Закона за обществените поръчки

Чл. 17. (1) След изготвянето на документацията и съгласуването й по реда на чл. 15 от Правилата, определения от началника на отдел „Обществени поръчки” служител отговаря за:

1. изпращане за вписване в Регистъра за обществени поръчки на решението и обявлението за обществена поръчка с придружително писмо, подписано от възложителя и в електронен вид;

2. изпращане за публикуване в „Официален вестник” на ЕС на обявлението за обществена поръчка, при наличие на основание за това;

3. изпращане в електронен вид на решението за откриване на процедурата, обявлението и документацията за участие за публикуване в цялост на официалната страница на Министерство на правосъдието в интернет, раздел „Профил на купувача”.

4. изпращане на съобщение, подписано от възложителя до средствата за масово осведомяване (Българска телеграфна агенция, най-малко три печатни медии, най-малко три лицензирани радио и телевизионни оператори), в което се посочва предметът на обществената поръчка и датата на публикуване на обявлението в Регистъра на обществените поръчки.

5. изпращане до Агенцията по обществени поръчки на покана за участие при процедура на договаряне без обявление, както и на утвърдената методика за оценка на офертите при процедури по Закона за обществените поръчки, на които е упражнен предварителен контрол по чл. 20а от Закона за обществените поръчки и критерият за оценка на офертите е „икономически най-изгодна оферта”.

6. изпращане на поканата за участие в процедура на договаряне без обявление до лицето или лицата, посочени в решението за откриване на процедурата с придружително писмо, подписано от възложителя.

7. окомплектоване на документацията за участие, предоставяне на всяко лице поискало това, включително и изпращане за негова сметка, като заплащането й в тези случаи е на цената, посочена в обявлението, а в случаите на чл. 27а, ал. 1 от Закона за обществените поръчки да я предостави безплатно на лицето, което я е закупило преди издаване на решението за промяна.

(2) Когато съгласно обявлението за обществена поръчка, документацията за участие се предоставя на хартиен и/ или технически носител за предоставянето й се води регистър, в който се отбелязват следните данни:

1. предмет на обществената поръчка;

2. име на физическото лице или наименование на ЮЛ, получаващо (закупуващо) документацията;

3. адрес за кореспонденция, факс и/или електронен адрес на лицето, от името на което се получава (закупува) документацията – в случай, че бъдат предоставени такива данни;

4. дата на получаване (закупуване) на документацията;

5. номер и дата на платежния документ за закупуване на документацията;

6. име и подпис на лицето получило документацията, както и на служителя, който я е предоставил;

Чл. 18. (1) Когато до 10 дни след публикуване на обявлението в Регистъра на обществени поръчки постъпят (от всяко лице): сигнал за нередност, предложение за промени в обявлението и/или документацията поради наличие на незаконосъобразност на процедурата, пропуски или явна фактическа грешка, документа незабавно се насочва с резолюция от възложителя едновременно към структурното звено изготвило заданието и към отдел „Обществени поръчки” за мотивирано становище относно необходимостта от основание за изготвяне на решение за промяна.

(2) При положително становище относно необходимостта от изменение на условията на поръчката в допустимите от закона граници, служител от отдел „Обществени поръчки” изготвя проект на решение за промяна по образец, който се подписва от възложителя и се изпраща с придружително писмо за вписване в Регистъра на обществените поръчки, както и до „Официален вестник” на ЕС, ако има основание за това.

(3) Решението и променените документи, на основание чл. 27а, ал. 3 от Закона за обществените поръчки, се изпращат:

1. на определен със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки“ за публикуване на официалната страница на Министерство на правосъдието, в раздел „Профил на купувача”.

2. безплатно на лицето закупило документация за участие преди издаването на решението за промяна.

(4) Промени в документацията извън случаите на ал. 1 от Правилата, могат да се извършат по искане на Възложителя, както и на основание мотивирани предложения от длъжностни лица и бележки в окончателния доклад от упражнен предварителен контрол по чл. 20а от Закона за обществените поръчки, ако такъв е бил упражнен за конкретната процедура.

Чл. 19. (1) При постъпили по реда на чл. 29, ал.1 от ЗОП писмени искания за разяснения по документацията за участие, същите се насочват с резолюция от възложителя към структурното звено изготвило заданието за подготовка на отговор.

(2) Звеното по ал. 1 е длъжно в срок от 2 дни да изготви писменни разяснения, които се предоставят за съгласуване в отдел „Обществени поръчки” и за подпис от възложителя.

(3) На основание чл. 29, ал. 2 от Закона за обществените поръчки сканирано копие от всяко дадено писмено разяснение, изготвено и съгласувано по реда на ал. 2, незабавно се предава на определения със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки” за публикуване в определения от Закона за обществените поръчки срок /4 дневен от датата на запитването/ на официалната страница на Министерство на правосъдието в интернет, раздел „Профил на купувача”. Ако лицето поискало разяснения по документацията е посочило електронен адрес, определеният със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки“, изпраща разясненията и на него в деня на публикуването им в „Профила на купувача”. В разясненията не се посочва информация за лицата, които са ги поискали.

(4) Когато от публикуването на разяснения до крайния срок за получаване на оферти остават по-малко от 6 дни, респективно по-малко от 3 дни при процедури по Закона за обществените поръчки, за които се прилагат опростените правила, отдел „Обществени поръчки“ изготвя проект на решение за промяна, с което се удължава срока за подаване на оферти.

Чл. 20. (1) Офертите или заявленията за участие във всяка процедура по Закона за обществените поръчки се приемат от дирекция „Канцелария“ в работни дни, от 09.00 часа до 17.30 часа.

(2) При получаване на оферта или заявление за участие лично или по пощата служител от дирекция ”Канцелария” задължително отбелязва във входящия регистър на деловодната система следните данни:

1. предмет на обществената поръчка;

2. име/наименование на кандидата/ участника;

3. пореден номер;

4. дата и час на получаване;

(3) Когато офертата е получена лично, на приносителя се издава документ, в който се отбелязват обстоятелствата по ал. 2, т. 3 и т. 4

(4) Не се приемат и незабавно се връщат от дирекция „Канцелария” оферти и заявления за участие, които са получени след изтичане на крайния срок за подаването им, както и такива, които са в незапечатан или скъсан плик. Тези обстоятелства се отбелязват във входящия регистър по ал. 2.

(5) Получените и приети оферти за участие се съхраняват в каса на дирекция „Канцелария” до датата на първото заседание на комисията за провеждане на процедурата, когато се предават на председателя й с подписването на приемо – предавателен протокол.

Чл. 21. (1) Когато в първоначално определения срок за подаване на оферти или заявления за участие не са постъпили такива или е постъпила само една оферта или заявление, директорът на дирекция „Канцелария” незабавно уведомява директора на дирекция „Управление на собствеността”. След съгласуване с отдел „Обществени поръчки” директорът на дирекция „Управление на собствеността” предлага на възложителя:

1. удължаване на срока за подаване на оферти или заявления за участие чрез публикуване на решение за промяна;

2. прекратяване на процедурата;

3.назначаване на комисия за провеждане на процедурата - само в хипотезата на една постъпила оферта или заявление за участие.

(2) Предложението се излага в доклад до възложителя, като в зависимост от преценката му, служител от отдел „Обществени поръчки” подготвя проект на съответното решение или заповед и го представя за подпис.

Чл. 22. (1) Комисията за провеждане на процедурата се назначава със заповед на възложителя по предложение на директора на дирекция „Управление на собствеността” относно състава й. Проектът на заповедта се подготвя от отдел „Обществени поръчки” и се съгласува с директора на дирекция „Управление на собствеността”. Контролът по изпълнението на заповедта и отговорносттта по провеждането и приключване на процедурата, се възлага на председателя на комисията, което изрично се вписва в заповедта.

(2) В заповедта за назначаване на комисията задължително се посочват: датата, часът и мястото на провеждане на първото заседание; имената и длъжностите на редовни и резервни членове; задачите; срок за приключване на работата й, който е съобразен със сложността на обществената поръчка, но не по-дълъг от срока на валидност на офертите.

(3) В състава на комисията се включва задължително един юрист, а най-малко половината от останалите членове са лица, притежаващи професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката. Комисията се състои от нечетен брой членове – най-малко петима, а в случаите по чл. 14, ал. 3 от Закона за обществените поръчки – най-малко трима.

(4) Като членове на комисията се назначават:

1. служители от структурното звено, участвали в изготвяне на заданието, притежаващи професионална компетентност в съответната област и чиито функционални задължения са свързани с предмета на поръчката.

2. един юрист.

3. поне един външен експерт определен чрез жребий, организиран от Агенцията за обществени поръчки, при обществени поръчки за строителство на стойност, равна или по-висока от 9 779 000 лв. без ДДС.

4.външни експерти от списъка по чл. 19, ал. 2, т. 8 от Закона за обществените поръчки или други чрез възлагане в съответствие със Закона за обществените поръчки, когато Възложителя не разполага със служители, отговарящи на изискванията за професионална компетентност.

(5) Председателят на комисията има статут на член на комисията, като изпълнява и следните задължения:

1. ръководи заседанията на комисията, организира и координира работата й;

2. следи за спазване на определения срок за работа на комисията, като при необходимост уведомява възложителя за удължаването му;

3. уведомява своевременно възложителя за необходимостта от определяне на нов член на комисията в случаите, когато редовен член не може да бъде заместен от резервен такъв, като посочва и обективните причини наложили замяната;

4. подписва кореспонденцията с кандидатите или участниците в процедурата, в предвидените от закона случаи;

5. съхранява и носи отговорност за цялостта на документацията по време на провеждане на поръчката;

6. предава всички протоколи заедно с цялата документация на възложителя след приключване работата на комисията;

Чл. 23. В случаите по чл. 22, ал. 4, т. 3 и т. 4 от Правилата, когато в комисията, като член или консултант, участва външен експерт, преди издаване на заповедта за назначаване на комисия, с него възложителя сключва писмен договор. На основание чл. 34, ал. 7 от Закона за обществените поръчки, освен възнаграждението за участие в работата на комисията той има право и на командировъчни пари - пътни, дневни и квартирни.

Чл. 24. (1) След назначаване на комисията и получаване на списъка с офертите или заявленията за участие, всички членове на комисията и консултанти, ако има такива, попълват декларации за обстоятелствата по чл. 35, ал. 1 и ал. 2 от Закона за обществените поръчки.

(2) Членовете на комисията и консултантите, ако има такива попълват декларациите по ал. 1 и на всеки етап от процедурата, когато са настъпили или бъде установена промяна в декларираните обстоятелства.

(3) Определените резервни членове попълват декларации само в случай, че встъпят за участие в работата на комисията на мястото на редовен член.

Чл. 25. След предаване от председателя на комисията на всички съставени протоколи заедно с цялата документация, както и доклад, когато е проведено договаряне без обявление, възложителя в срок от 3 работни дни преди издаване на съответното решение, може да упражни правото си на контрол върху работата на комисията, като се произнесе по един от следните начини:

1. разпореди подготовка на проект за решение за класиране и определяне на изпълнител;

2. при установени нарушения в работата на комисията, които могат да се отстранят, без това да налага прекратяване на процедурата, да даде задължителни писмени указания към комисията за отстраняването им в 5-дневен срок от представяне на съответния протокол.

3. разпореди подготовка на проект на решение за прекратяване на процедурата при наличие на основания по чл. 39 от Закона за обществените поръчки.

Чл. 26. (1) Съгласно разпоредбата на чл. 73, ал. 4 от Закона за обществените поръчки, издаденото от възложителя решение за класиране и определяне на изпълнител или за прекратяване на процедурата се предава от служител на отдел „Обществени поръчки” (член на комисията), заедно с протоколите от работата на комисията и приложенията към тях, ако има такива - особени мнения със съответните мотиви на членовете на комисията, на определен със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки“ за публикуване на официалната страница на Министерство на правосъдието в интернет, в раздел „Профил на купувача”.

(2) В деня на публикуване на решението на официалната страница на Министерство на правосъдието в интернет, в раздел „Профил на купувача”, то се изпраща от служител на отдел „Обществени поръчки” и до всички участници в процедурата.

(3) Изпращането на решението до всички участници в процедурата се извършва по факс или с куриер, писмо с обратна разписка, по имейл, както и по електронен път при условията и по реда на Закона за електронния документ и електронния подпис.

Чл. 27. Когато в хода на процедурата са изискани и представени гаранции за участие, служителят от отдел „Обществени поръчки”, който участва в конкретната процедура следи сроковете за обжалване на решението за избор на изпълнител, респ. решението за прекратяване на процедурата и незабавно уведомява директор на дирекция ”Финанси и бюджет” за необходимостта да бъдат освободени или задържани гаранциите за участие.

Чл. 28. (1) Всяка жалба, подадена срещу действие, бездействие или решение, свързано с провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка се насочва незабавно от дирекция „Канцелария” към възложителя и отдел „Обществени поръчки”.

(2) Отдел „Обществени поръчки” окомплектова необходимата документация във връзка с подадена жалба за изпращане до компетентния орган, като при необходимост има право да изиска становище от структурното звено, подготвило заданието по чл. 11, както и от председателя на комисията за провеждане на процедурата.

(3) Юрисконсултите от отдел „Обществени поръчки” осъществяват процесуално представителство по образуваните дела.

Раздел V

Сключване на договор за обществена поръчка

Чл. 29. (1) Когато в резултат от проведена процедура по Закона за обществените поръчки е издадено решение за класиране и определяне на изпълнител, служителят от отдел „Обществени поръчки” участващ в конкретната процедура, подготвя проект на договор за обществена поръчка, който съответства на приложения към документацията за участие проект на договор и включва всички приложения от офертата на участника, въз основа на които е определен за изпълнител.

(2) Служителят по ал. 1 организира подписването на проекта на договор от определения за изпълнител участник след като от него са представени всички, изискващи се документи и гаранция за изпълнение, ако такава е била определена при откриване на процедурата.

(3) Договора се изготвя в 3 (три) екземпляра - за дирекция ФБ, отдел „Обществени поръчки” и за изпълнителя.

(4) Проектът на договор се окомплектова с приложенията към него и представените от изпълнителя документи, в съответствие с обявените условия по обществената поръчка и нормативните актове от служителя по ал. 1 и се представя с доклад от директора на дирекция „Управление на собствеността“ на възложителя.

(5) Началникът на отдел „Обществени поръчки“ осъществява предварителен контрол за законосъобразност по ал. 1 и 2, което се удостоверява с полагането на подписа му върху проекта на договора.

(6) Проектът на договор се съгласува от:

1. ръководителя на структурното звено – заявител

2. за реализиране на дейности по проекти, проектът на договор се съгласува от директора на дирекция „Стратегическо развитие и програми“ по отношение на съответствието му с дейностите за изпълнение по договора с финансиращия орган и съответствие му с разпоредбите на действащото законодателство.

3. директора на дирекция „Управление на собствеността“ по отношение на съответствието му с разпоредбите на действащото законодателство.

4. финансовия контрольор по отношение на стойността му и наличието на бюджетен кредит към момента на сключването му.

5. директора на дирекция „Финанси и бюджет“ по отношение на стойността му и наличието на бюджетен кредит към момента на сключването му, както и клаузите му, касаещи условията, сроковете и начина на плащане, гаранцията за изпълнение и размера на неустойките при неизпълнение на договора.

6. при необходимост възложителя насочва за съгласуване и към други звена/служители, с оглед предмета и сложността на договора.

(7) При проведена процедура на договаряне без обявление по Закона за обществените поръчки, която е подлежала на предварителен контрол по чл. 20б от Закона за обществените поръчки, договорът за обществена поръчка не се подписва преди да е публикувано становището на изпълнителния директор на Агенцията по обществени поръчки, както и ако публикуваното становище не потвърждава законосъобразния избор на процедурата.

(8) По време на съгласуването оригиналните документи по ал. 1 и ал. 2 се съхраняват в отдел „Обществени поръчки”.

Чл. 30. (1) След изтичане на срока по чл. 41, ал. 3 от Закона за обществените поръчки и при условията на чл. 41, ал. 5 от Закона за обществените поръчки, всички екземпляри на съгласувания и подписан от изпълнителя проект на договор за обществена поръчка се представят от директора на дирекция „Управление на собствеността“ на възложителя за подпис.

(2) Когато в хода на процедурата са изискани и представени гаранции за участие, началникът на отдел „Обществени поръчки“, информира своевременно директора на дирекция „Управление на собствеността“, който дава становище на директора на дирекция „Финанси и бюджет” да освободи гаранциите за участие на кандидатите или участниците във всяка процедура за възлагане на обществени поръчки в сроковете и по реда на чл. 62 от Закона за обществените поръчки.

(3) Директорът на дирекция „Финанси и бюджет” изпраща информация на определен със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки“ за публикуване на официалната страница на Министерство на правосъдието, раздел „Профил на купувача” за датата и основанието за освобождаване или задържане на гаранциите за участие на кандидатите или участниците във всяка процедура за възлагане на обществена поръчка.

Чл. 31. (1) Подписаният от възложителя договор за обществена поръчка, се предава от служителят по чл. 29, ал. 1 на:

1. дирекция „Финанси и бюджет” - оригинален екземпляр от договора, копие от офертата на определения за изпълнител участник и оригинал на документ за внесена /представена гаранция за изпълнение;

2. отдел „Обществени поръчки” – оригинален екземпляр от договора, както и оригинала на офертата на изпълнителя и оригиналите на представените при сключването на договора документи от компетентните органи, както и копие от документа за представена/внесена гаранция за изпълнение за прилагане в досието на обществената поръчка;

3. на изпълнителя – един оригинален екземпляр от подписания договор;

4. на финансовия контрольор – екземпляр от договора и копие от офертата на изпълнителя;

5. на длъжностно лице от структурното звено, с чиито функционални задължения е свързан предмета на поръчката и нейното изпълнение - копие от договора и офертата на изпълнителя;

6. на директора на дирекция „Управление на собствеността” - копие от договора и от офертата на изпълнителя за организиране на контрола по изпълнението на договора.

(2) Отдел „Обществени поръчки” предава договора заедно със задължителните приложения към него на определен със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки“ за публикуване на официалната страница на Министерство на правосъдието, раздел „Профил на купувача” и изготвя информация за сключен договор по образец, която се подписва от възложителя, след което се изпраща до Агенцията по обществени поръчки за вписване в законоустановения 30-дневен срок, както и до „Официален вестник” на ЕС, ако има основания за това.

Раздел VІ

Правила за възлагане на обществени поръчки чрез публична покана и при свободен избор на изпълнител.

Чл. 32. Когато в план-графика на обществените поръчки е предвидено възлагане на доставка, услуга или строителство по реда на глава осма „а” от Закона за обществените поръчки чрез публична покана, подготовката на документация за участие се извършва по реда на раздел трети от настоящите правила.

Чл. 33. След подписване от възложителя на заповедта по чл. 15, ал. 3, т. 2 от настоящите правила, отдел „Обществени поръчки” организира:

1. окомплектоване и осигуряване на копия от документацията за участие;

2. публикуване в един и същи ден на публичната покана на Портала за обществени поръчки с електронен подпис от упълномощен потребител и в профила на купувача, както и изпращане до конкретни лица когато това е приложимо;

3. публичната покана с приложенията към нея се предоставят на определен със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки“ за публикуване на страницата на Министерство на правосъдието в интернет, в раздел „Профила на купувача“.

Чл. 34. Определен със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки“ в деня на публикуване на публичната покана на профила на купувача изпраща съобщение за поканата и до средствата за масово осведомяване.

Чл. 35. Подадените въз основа на публичната покана оферти се приемат по реда на чл. 20 от настоящите правила и след изтичане на срока за подаване се предават на комисията назначена със заповедта на възложителя за разглеждане и оценка.

Чл. 36. (1) При започване на работата си и след получаване на офертите, членовете на комисията попълват декларация за обстоятелствата по чл. 35, ал. 1 от Закона за обществените поръчки.

(2) Комисията разглежда офертите по реда на тяхното постъпване и проверява съответствието им с изискванията на възложителя, посочени в публичната покана и документацията за участие.

(3) Отварянето на офертите се извършва при условията на чл. 68, ал. 3 от Закона за обществените поръчки, като комисията обявява ценовите предложения и предлага по на един представител от присъстващите участници да подпише техническите и ценовите предложения.

(4) Оферти, за които е установено, че не отговарят на изискванията на възложителя, определени в публичната покана и документацията за участие, не подлежат на оценяване.

(5) Въз основа на извършената оценка, комисията предлага класиране на участниците.

(6) Когато са налице пречки да бъде определен изпълнител на обществената поръчка, комисията предлага на възложителя преустановяване на избора, за което се излагат съответните мотиви.

Чл. 37. (1) Комисията, на която е възложено да разгледа и оцени подадените оферти, съставя протокол за работата си, в който отразява всички извършени действия и взети решения, както и мотивите за това.

(2) Протоколът се предава на възложителя за утвърждаване.

(3) Протоколът след утвърждаване от възложителя се изпраща от служител от отдел „Обществени поръчки” в един и същи ден до участниците и до определен със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки“ за публикуване в профила на купувача при условията на чл. 22б, ал. 3 от Закона за обществените поръчки.

Чл. 38. (1) Когато е утвърден протокол от разглеждане и оценка на офертите, получени въз основа на публичната покана и в него се съдържа класиране на участниците, отдел „Обществени поръчки” изготвя договор (въз основа проекта за договор), в който включва всички предложения от офертата на класирания на първо място участник.

(2) Преди сключване на договора от участника, определен за изпълнител се изискват:

1. документи, издадени от компетентен орган, за удостоверяване липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 1 от Закона за обществените поръчки, освен когато законодателството на държавата, в която е установен, предвижда включването на някое от тези обстоятелства в публичен регистър или предоставянето им служебно на възложителя;

2. декларации за липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 5 от Закона за обществените поръчки;

3. гаранция за изпълнение, ако такава е предвидена в условията на поръчката;

Чл. 39. (1) Когато стойността на обществена поръчка не изисква изборът на изпълнител да се извършва с процедура по Закона за обществените поръчки или чрез публична покана, възлагането се извършва свободно.

(2) Извършване на разходи за доставка на стоки, услуги или строителство на стойности, които допускат избора на изпълнител да е свободен, се предшества от докладна записка от ръководителя на структурното звено, което ще се ползва от предмета на поръчката, с предложение до възложителя.

(3) Всяко предложение за извършване на разход по ал. 2 се осъществява при спазване на условията регламентирани в системата за финансово управление и контрол на Министерство на правосъдието.

(4) Когато се извършват разходи за доставка и услуги на стойности, допускащи свободен избор на изпълнител, отчитането се извършва с първични платежни документи и/или с писмен договор. При необходимост от сключване на писмен договор, докладната записка със становището по ал. 3 се изпращат на отдел „Обществени поръчки” за изготвяне на договор.

(5) Когато се възлага строителство по смисъла на чл. 3 от Закона за обществените поръчки, независимо от стойността му, с изпълнителя се сключва писмен договор.

Чл. 40. (1) Директорът на дирекция „Управление на собствеността” организира изготвянето и изпращането на обобщена информация по образец за обществени поръчки, възложени през преходната календарна година по реда на глава осма „а” от Закона за обществените поръчки или свободно, съгласно чл. 39 от настоящите правила.

(2) Обобщената информация се подготвя от дирекция „Финанси и бюджет” в срок до 15 март на годината, следваща отчетната, на база изплатените суми по:

1. сключени договори след възлагане с публична покана;

2.сключени писмени договори за строителство, възложени свободно;

3.сключени писмени договори и/или фактури за доставка и услуги, възложени свободно.

(3) Обобщената информация се предоставя на отдел „Обществени поръчки” и след окончателно оформяне на информацията по утвърдения образец се изпраща с електронен подпис от упълномощен потребител до Агенцията по обществени поръчки в срок до 31 март.

Раздел VІІ

Възлагане на обществени поръчки по сключени рамкови споразумения от Централния орган за обществени поръчки.

Чл. 41. Отдел „Обществени поръчки“ отговаря за планиране, обмен на информация с Централния орган за обществени поръчки, сключване на индивидуални договори по рамкови споразумения, сключени от Централния орган за обществени поръчки след провеждане на централизирани обществени поръчки. Контролът по изпълнението на така сключените договори се осъществява от структурното звено – заявител, респ. от второстепенните разпоредители с бюджет към министъра на правосъдието.

Чл. 42. (1) При получаване на уведомление от Централния орган за обществени поръчки за предстоящо провеждане на централизирана обществена поръчка, дирекция „Управление на собствеността“ отправя запитване към съответните структурни звена за нуждите им от доставки на стоки и предоставяне на услуги, посочени в уведомлението на Централния орган за обществени поръчки.

(2) След получаване на заявки от структурните звена, дирекция „Управление на собствеността“ заявява пред Централния орган за обществени поръчки нужните стоки и услуги в определените от органа срокове.

Чл. 43. Дирекция „Управление на собствеността“ предоставя на Централния орган за обществени поръчки необходимата му информация за планиране, подготовка и провеждане на процедурите, спазвайки изискванията на чл. 30-33 от Закона за обществените поръчки и указанията на Централния орган за обществени поръчки.

Чл. 44. В случай, че второстепенните разпоредители с бюджетни кредити са изразили желание да бъдат включени към заявките като бъдат сключени индивидуални договори въз основа на рамковите споразумения на Централния орган за обществени поръчки, отношенията между Министерство на правосъдието и съответния субект предварително се уреждат с писмено споразумение.

Чл. 45. Служител на отдел „Обществени поръчки“ взема участие в комисии, назначавани от Централния орган за обществени поръчки, в случаите на чл. 7, ал. 2 от Постановление № 112/04.06.2010 г. за създаване на Централния орган за обществени поръчки за нуждите на органи на изпълнителната власт, изменено с Постановление № 87 от 27.04.2012 г.

Чл. 46. (1) Отдел „Обществени поръчки“ подготвя документацията и договорите за доставки и услуги с потенциалните изпълнители по сключените от Централния орган за обществени поръчки рамкови споразумения при спазване на условията по тези споразумения и приложените към тях образци на документи.

(2) Когато рамковото споразумение е сключено с повече от едно лице и в него не са определени всички условия, отдел „Обществени поръчки“ провежда процедура по реда на чл. 93б, ал. 3 от Закона за обществените поръчки, като договор се сключва с участника, определен за изпълнител.

Чл. 47. (1) Отдел „Обществени поръчки“ изпраща до Централния орган за обществени поръчки копие от всеки договор по рамково споразумение, заедно с приложенията към него в срока по чл. 44, ал. 6 от Закона за обществените поръчки, а за прекратените процедури, проведени на основание чл. 93б, ал. 3 от Закона за обществените поръчки – копие от решението за прекратяване в срока по чл. 39, ал. 3 от Закона за обществените поръчки.

(2) Отдел „Обществени поръчки“ изпраща до Централния орган за обществени поръчки:

1. Информация за изпълнените и прекратени договори за обществени поръчки, сключени въз основа на рамково споразумение по реда на чл. 6, ал. 1, т. 5 от Правилника за прилагане Закона за обществените поръчки.

2. Разяснения по документациите за участие за обявените от Централния орган за обществени поръчки обществени поръчки в срок не по-късно от два дни преди изтичане на срока, определен в Закона за обществените поръчки.

3. Копия от влезлите в сила съдебни решения, с които е установено неизпълнение на договор, сключени въз основа на рамково споразумение в 4-дневен срок от връчване на решенията.

Чл. 48. (1) При влезли в сила съдебни решения, с които е установено неизпълнение на договори, сключени въз основа на рамково споразумение, както и информация за хода на процедурите при производства по обжалване, отдел „Обществени поръчки“ изпраща до изпълнителния директор на Агенцията по обществени поръчки:

1. Информация за всяко сключено рамково споразумение.

2. Информация за хода на процедурата при производство по обжалване.

3. Друга информация съгласно Закона за обществените поръчки и Правилника за прилагане на Закона за обществените поръчки.

(2) Отдел „Обществени поръчки“ съхранява цялата документация чл. 46 по проведените процедури в определения от закона срок след приключване изпълнението на съответния договор.

Чл. 49. След получаване на уведомление от Централния орган за обществени поръчки, съгласно чл. 10, ал.1 от Постановление № 87 относно влизане в сила на решение за класиране и избор на изпълнители по процедура по сключване на рамково споразумение, не могат да бъдат откривани процедури за възлагане със същия предмет.

Чл. 50. В договорите за възлагане на обществени поръчки с предмет по чл. 3, ал.1 от Постановление № 87, сключени за периодите, в които няма действащи рамкови споразумения, задължително отдел „Обществени поръчки“ предвижда клауза, позволяваща прекратяване на тези договори при сключване на договор със същия предмет въз основа на рамково споразумение.

Раздел VІІI

Контрол по изпълнение на договорите

Чл. 51. (1) Контролът по изпълнението на всички договори за доставка, услуги или строителство, независимо от приложения ред за избор на изпълнител, се осъществява от длъжностни лица, определени със заповед на възложителя по предложение на директора на дирекция „ Управление на собствеността”, който изготвя проект на заповедта.

(2) Контролът се възлага на длъжностно лице от структурното звено, с чиито функционални задължения е свързан предмета на поръчката и нейното изпълнение, като задължително се определя и длъжностно лице, което да упражнява контрола по същия договор при отсъствие на титуляра.

(3) Лицата, на които е възложено упражняването на контрол по изпълнението на договори за обществени поръчки се упълномощават и за приемане на работата по тях от името на възложителя или участват в комисия за приемане, ако се предвижда такава.

(4) Длъжностните лица се упълномощават със заповед по утвърден образец от министъра на правосъдието.

Чл. 52. (1) Длъжностните лица, на които е възложен контрола по изпълнение на договорите, задължително получават копие от съответния договор заедно със задължителните приложения към тях, договорите за подизпълнение и допълнителните споразумения към тях, рамковите споразумения заедно със задължителните приложения към тях и следят за:

1. спазване на срока за изпълнение на договора;

2. съответствието на изпълнението с изискванията по договора относно техническите спецификации, изискванията за качество и количество, както и за други параметри, съобразно предмета на поръчката и клаузите по договора.

(2) При установени несъответствия в изпълнението, длъжностните лица незабавно уведомяват ръководителя на структурното звено - заявител за предприемане на съответни действия, съгласувано с отдел „Обществени поръчки”.

Чл. 53. (1) Приемането на изпълнението на договорите за доставка, услуги или строителство се извършва от длъжностните лица, на които е възложено упражняването на контрол или от комисия, назначена със заповед на възложителя.

(2) Длъжностните лица, на които е възложено упражняването на контрол по изпълнението на договора уведомяват за всеки етап от изпълнението или цялостното му изпълнение директора на дирекция „Финанси и бюджет” за приемането на работата, като предават съответните документи за това.

Чл. 54. (1) Плащанията по договорите за обществени поръчки се осъществяват от дирекция „Финанси и бюджет”, съобразно клаузите им, след представяне и проверка на необходимите документи, удостоверяващи настъпването на основание за плащане.

(2) Директорът на дирекция „Финанси и бюджет” изпраща информация до определен със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки“ за публикуване в раздел „Профил на купувача” за датата, основанието и размера на всяко извършено плащане по договорите за обществени поръчки и по договорите за подизпълнение, включително за авансови плащания.

(3) След приключване изпълнението на всеки договор за обществена поръчка, сключен след проведена процедура по Закона за обществените поръчки или след предсрочното му прекратяване, в едномесечен срок от настъпване на съответното обстоятелство дирекция „Финанси и бюджет” изпраща информация до отдел „Обществени поръчки” и до определен със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки“ отговарящ за поддържането на „Профил на купувача”.

(4) Отдел „Обществени поръчки” изпраща с електронен подпис от упълномощен потребител информацията по ал. 3 за вписване в Регистъра на обществените поръчки, като копие от информацията и от придружителното писмо се прилагат в досието на обществената поръчка.

(5) Определен със заповед от възложителя експерт от отдел „Обществени поръчки“ публикува на официалната страница на Министерство на правосъдието в раздел „Профил на купувача” информацията по ал. 3.

(6) В срок до 30 януари на текущата година директора на дирекция „Управление на собствеността” представя на възложителя доклад за възложените през предходната година обществени поръчки, който съдържа информация за:

1. броя на възложените обществени поръчки и съотношението им с първоначално планираните;

2. броя на възложените обществени поръчки, които не са първоначално планирани;

3. стойност на сключените договори;

4. информация за изпълнителите на обществени поръчки;

5. наличието и броя на постъпили жалби срещу решения, действия или бездействия във връзка с проведени процедури по Закона за обществените поръчки;

6. вид и размер на наложени договорни санкции при неизпълнение;

7. предложения за подобряване на процеса по възлагане на обществени поръчки;

Раздел IX

Съставяне и съхранение на досиетата за обществени поръчки

Чл. 55. (1) Отдел „Обществени поръчки” съставя досие за всяка обществена поръчка, възложена с процедура по Закона за обществените поръчки или чрез публична покана.

(2) Досието за обществена поръчка, възложена с процедура по Закона за обществените поръчки съдържа:

1. оригиналите на всички документи, съставени във връзка с подготовката, откриването и провеждането на процедурата;

2. копия на писмата за изпращане на документи за публикуване в „Официален вестник” на ЕС, Регистъра на обществените поръчки, Профила на купувача и приложените към тях документи (решения, обявления, информации), както и съобщения до средствата за масово осведомяване;

3. оригиналите на подадените оферти и заявления за участие;

4. копие от сключения договор и договори за подизпълнение, ако има такива;

5. оригиналите на документите, представени от определения за изпълнител участник преди сключването на договора и копие от гаранцията за изпълнение;

6. подадените жалби (ако има такива) и постановените по тях решения и/или определения;

7. копие от заповедта по чл. 51, ал. 1 от настоящите правила за възлагане на контрол по изпълнението на договора;

8. копие от информацията по чл. 54, ал. 3 от настоящите правила за приключване изпълнението на договора или за предсрочното му прекратяване;

(3) Досието за обществена поръчка, възложена по реда на глава осма „а” от Закона за обществените поръчки, освен документите по ал. 2, т. 1, т. 3 - 5 и т. 7, съдържа и публичната покана, документацията за участие към нея, копия от писмата за вписване в Портала за обществени поръчки и в Профила на купувача;

(4) В досиетата по ал. 2 и ал. 3 се прилагат и заповедите за заместване на възложителя или за упълномощаване на други длъжностни лица за извършване на действия по възлагане на обществени поръчки;

(5) Всяко досие за обществена поръчка съдържа опис.

Чл. 56. (1) По предложение на началник отдел „Обществени поръчки”, възложителят определя със заповед служител от отдел „Обществени поръчки”, който отговаря за пълнотата, съхранението и движението на досиетата на обществени поръчки.

(2) Всички лица, ангажирани с процеса на организиране и възлагане на обществени поръчки, след приключване на процедурата или избора на изпълнител, в 10 дневен срок, предават на служителя по алинея 1 окомплектовано досие за съхранение.

Чл. 57. (1) Досиетата на обществените поръчки се съхраняват от отдел „Обществени поръчки” в предвидените от Закона за обществените поръчки срокове, съобразно приложения ред за възлагане.

(2) Досиетата на процедури по Закона за обществените поръчки, които са прекратени, се съхраняват в предвидения от закона срок, считано от датата на решението за прекратяване.

(3) Досиетата на обществените поръчки се съхраняват по начин, който да дава възможност за достъп до тях само от лице определено със заповед на възложителя и което е отговорно за съхранението им.

Чл. 58. (1) Достъп до досиетата за обществени поръчки и съдържащи се в тях документи се осигурява по ред, определен със заповед на възложителя.

(2) Движението на досието или на отделни документи от него задължително се предават с протокол и се отразява в контролен лист по образец, съгласно Приложение № 3 към настоящите правила.

Чл 59. Архивирането на досиетата по проведени обществени поръчки се извършва от служители от отдел „Обществени поръчки”, като същите се съхраняват в предвидените срокове по Закона за обществените поръчки, както и в предвидените за това помещения.

ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 1. По смисъла на тези правила „структурни звена” са дирекциите в администрацията на Министерство на правосъдието и отделите към тях, звено „Сигурност“ и инспекторати.

§ 2. Неуредените с настоящите правила случаи се регламентират със заповед на възложителя.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 3. Настоящите правила са утвърдени със Заповед № ............/..............2015 г. на министъра на правосъдието и отменят Вътрешните правила за възлагане на обществени поръчки в Министерство на правосъдието, утвърдени със заповед № ЛС–04–318/04.03.2013 г. на министъра на правосъдието.

Приложение № 1

ЗАЯВКА

за потребностите от доставка на стоки, услуги и строителство за период от 12 месеца, считано от 01.03.20.... г.

от ....................................................................................................................................................... /посочва се дирекцията заявител/

№

Обект (доставка, услуга, строителство)

Предмет (описание на необходимите стоки, услуги или СМР); Брой/количество обем

Прогнозна стойност на поръчката

Мотиви (обосновка на необходимостта), както и кратка информация относно хода на изпълнението (краен крок, изпълнени обеми и др.) на действащите договори за периодично повтарящи се доставки и/или услуги, които предстои да бъдат възложени отново през следващия период от същия заявител и ориентировъчен период за подготовката на заданието по чл. 11

Дата: .....................20.... г. Ръководител:

...............................................

(име, длъжност, подпис)

Приложение № 2

УТВЪРЖДАВАМ:................

МИНИСТЪР НА ПРАВОСЪДИЕТО

Вид и № на

обществена та

поръчка

Описание на предмета на поръчката, включително по обособени позиции, ако има такива

Източник на финансиране бюджета на Министерството на правосъдието

Прогнозна стойност на обществената поръчка в лева определена по правилата на чл. 15 от ЗОП

Източник на финансиране проект/оперативна програма по които МП е бенефициент

Прогнозна стойност на обществената поръчка в лева определена по правилата на чл. 15 от ЗОП

Ред за възлагане на обществената поръчка в съответствие с прогнозната й стойност

Структурното звено в МП и конкретни служител/и от него, които ще бъдат отговорни за подготовката на заданието по чл. 11.

Месец от годината, през който се очаква да бъде подадена заявката с подготвената техническа спецификация по чл. 11 неообходимo за възлагане на обществена поръчка

Ориентировъчен период или дата на стартиране на възлагането чрез издаване на решение за откриване на процедура по Закона за обществените поръчки или публикуване на публична покана;

Без вкл. ДДС

С вкл. ДДС

Без вкл. ДДС

С вкл. ДДС

РАЗДЕЛ I Доставки

РАЗДЕЛ I II. Услуги

РАЗДЕЛ III - Строителство /Инженеринг/

Изготвили:........................................................

ГОДИШЕН ПЛАН НА ПРОЦЕДУРИТЕ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ
НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ В
МИНИСТЕРСТВО НА ПРАВОСЪДИЕТО.

Приложение № 3

КОНТРОЛЕН ЛИСТ

за движение на досие на обществена поръчка с предмет:

„...............................................................................................”

№

Ред за възлагане на обществената поръчка (процедура по ЗОП/публична покана)

Вид на документа, до който се предоставя достъп (досието в цялост или отделен документ)

Лице, на което се предоставя достъп (име, длъжност, дата, подпис)

Лице, което предоставя достъп (име, длъжност, дата, подпис)

Дата на връщане на документа (подпис на лицето, което го получава)

Приложение № 4

ВХОДЯЩ РЕГИСТЪР ЗА ПОЛУЧЕНИТЕ ОФЕРТИ ЗА ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА С

ОБЕКТ:

Входящ № на офертата/заявлениет

Точна дата на получаване /ден, месец, година/

Точен час на

получаване

Трите имена и подпис на приносителя

Получени по пощата/куриер Име,фамилия, подпис на

Върнати оферти

Име на кандидата

Точен час на връщане

Причини за връщане

Трите имена и подпис на приносителя

Име,фамилия, подпис на служителя